Smarte Informationslösungen sind ohne die entsprechende IT-Infrastruktur undenkbar. Deshalb unterstützen wir unsere Kunden bei der Auswahl und der Einführung von IT-Systemen durch individuelle und herstellerneutrale Beratung. Von der Analyse über die Systemauswahl bis hin zur Einführung und Anpassung des Systems erhalten Sie alle Leistungen aus einer Hand. Bei Bedarf unterstützen wir Sie außerdem bei der Erstellung von Inhalten im neuen System, sodass die Investition in ein neues System möglichst schnell Nutzen entfaltet.
Erst die Ziele, dann die Prozesse, dann die Systeme
Allzu oft werden Softwaresysteme angeschafft, ohne klar zu formulieren, was damit eigentlich erreicht werden soll. Deshalb bevorzugen wir eine zielorientierte Vorgehensweise, denn so werden im weiteren Projektverlauf Fehlentscheidungen und Fehlinvestitionen vermieden. Dabei treten wir als Berater und Moderator auf, der zusammen mit den relevanten Personen aus Ihrem Hause zunächst einmal die eigentlichen Ziele für den Informationsprozess herausarbeitet.
Danach analysieren wir bestehende Prozesse und Werkzeuge in Hinblick auf die Möglichkeit, diese Ziele damit zu erreichen. Anschließend erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen die Sollprozesse. Erst dann schauen wir, ob und wie sich diese mit IT-Systemen lösen lassen. Auch der Bedarf an individuellen Schnittstellen und Systemanpassungen wird so festgestellt. In Abhängigkeit von der Größe und Zielsetzung der Redaktion kann dieser Prozess mehr oder weniger umfangreich gestaltet werden.
Analyse der Systemlandschaft
Zur Neueinführung von Systemen oder Entwicklung von Schnittstellen ist das Wissen über den Status quo unverzichtbar. Hier gilt es herauszufinden, welche Lücken bestehen, die das neue System oder eine neue Schnittstelle schließen soll, welche bestehenden Systeme bleiben oder ggf. ersetzt werden und wie die Informationen aktuell und zukünftig fließen sollen.
Um den Überblick zu gewinnen, erfolgt eine Makroanalyse Ihrer Systemlandschaft, in der wir alle Systeme als Ganzes betrachten und die Schnittstellen zwischen den Systemen aufnehmen. Anschließend nehmen wir uns die relevanten Systeme einzeln vor: Was leistet das System? Wo werden die Daten gespeichert? Welche Schnittstellen besitzt das System? Bei der Analyse werden außerdem Fehler und Reibungsverluste aufgedeckt, die Indizien für die weitere Optimierung geben. Sie erhalten zum Abschluss eine ansprechende Visualisierung Ihrer Systemlandschaft, in der alle Ergebnisse zusammengefasst sind.
So legen wir Optimierungspotenziale offen und schaffen eine gute Basis, um die Anforderungen an die geplante Neueinführung sauber definieren zu können.
Systemauswahl
Bei der Systemauswahl haben Sie die Qual der Wahl. Oft ist der Druck, das richtige System auszuwählen, enorm hoch. Neue Software führt man in der Regel nur alle fünf bis zehn Jahre ein. Da muss man mit einer Fehlentscheidung sehr lange leben, denn ein Zurück gibt es in der Regel nicht. Die richtige Software kann jedoch die Produktivität steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen und Dinge möglich machen, die vorher unmöglich waren. In eine gute Systemauswahl zu investieren, kann sich also lohnen.
Ob es nur um eine kleine Vorauswahl oder die Moderation eines umfassenden Auswahlprozesses geht: Gemeinsam mit Ihnen suchen wir systematisch passende Software, die Ihren Anforderungen vollständig entspricht.
Um die Software zu finden, die zu Ihnen passt, lernen wir Sie erstmal kennen. Nach der Analyse ihrer IT-Systemlandschaftdokumentieren wir alle Ihre Anforderungen in Form eines Lastenhefts oder einer Spezifikation. Dabei profitieren Sie von unserer Erfahrung im langjährigen Einsatz diverser Systeme im redaktionellen Umfeld. Die Anforderungen werden dann an die Systemanbieter geschickt. Anhand eines Punktesystems wählen wir mit Ihnen die besten Anbieter aus und organisieren Produktdemonstrationen, die wir auf Wunsch begleiten.
Wenn Sie möchten, führen wir mit Ihnen außerdem einen ausführlichen Test Ihrer Wunschsoftware durch, damit Sie am Ende die richtige Entscheidung für eine sichere Investition in die Zukunft fällen können.
Systemeinführung
Selbstverständlich begleiten wir Sie auch nach dem Kauf der Software weiter und unterstützen Sie dabei, das System möglichst schnell produktiv nutzen zu können.
Insbesondere bei der Einführung von Best-Practice-Systemen profitieren Sie von unserem umfassenden Erfahrungsschatz, denn wir haben diese Systeme in der Vergangenheit bereits vielfach erfolgreich eingeführt. Aber auch bei anderen Systemen können Sie auf die langjährige Erfahrung unseres Beraterteams bauen.
Gemeinsam mit Ihnen stimmen wir zu Beginn der Systemeinführung die Roadmap ab und legen fest, wer welches Aufgabenpaket übernimmt. Im Rahmen von Systemeinführungen schulen wir nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern unterstützen Sie auch aktiv bei der Überführung des Systems in den produktiven Bereich. Dies kann durch Coachingmaßnahmen, redaktionelle Zuarbeit oder personelle Unterstützung bei der Migration vorhandener Inhalte erfolgen.
Unserer Erfahrung nach gelingt die Einführung von IT-Systemen mit Unterstützung durch unsere Mitarbeiter deutlich schneller und sicherer, als dies der Fall wäre, wenn die Einführung ausschließlich mit dem bestehenden Team bei Kunden erfolgt. Dies liegt meist an den vielen Aufgaben des Tagesgeschäfts, die nicht genügend Freiräume lassen, sich mit dem neuen System zu beschäftigen. Diese Freiräume können wir Ihnen verschaffen.