Success Story C. Gerhardt: "Genau das, was wir brauchen" - Systemauswahl und Einführung - IT-Service - Überblick - Success Story - Überblick

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Erfolgreiche Einführung von COSIMA go! bei C. Gerhardt

Die C. Gerhardt GmbH & Co. KG ist ein traditionsreicher Hersteller von Laborgeräten. Bereits in der 5. Generation werden in Königswinter bei Bonn manuelle, halbautomatische und vollautomatische Analysegeräte und Analysesysteme hergestellt. Der Schwerpunkt liegt heute auf hochwertigen Systemen für die Analyse von Nahrungs- und Futtermitteln. Die 1846 gegründete Firma ist auf diesem Gebiet einer der führenden Hersteller und exportiert ihre Produkte und Systeme weltweit.

Abb. 22: Laborgeräte von C. Gerhardt

Verantwortlich für die Erstellung der Produktkataloge und Bedienungsanleitungen ist Michael Hochreuter. Bei insgesamt 8 Produktgruppen mit jeweils mehreren Varianten sind rund 25 Anleitungen zu pflegen, die zudem in mehreren Sprachen benötigt werden.

Redaktionssystem für effiziente Prozesse

Bis Ende 2010 wurden bei C. Gerhardt sowohl Produktkataloge wie auch Anleitungen in Adobe InDesign erstellt. Die englische Übersetzung der Anleitungen wird im Haus erstellt, für alle weiteren Sprachen waren bisher die Niederlassungen zuständig. Um die Qualitätskontrolle bei den Übersetzungen zu erleichtern, suchte Michael Hochreuter nach einem Redaktionssystem mit einem leistungsfähigen Übersetzungsmanagement.

Abb. 23: Vapodest ist die bis heute erfolgreiche Wasserdampf-Destillationsgerätereihe

Ein weiterer Grund für die Einführung eines solchen Systems ist eine Folge der stetigen Weiterentwicklung der Geräte: Die Steuerung der Laborgeräte wird nun über eine Software geregelt. Änderungen an der Software und kurzfristige kundenspezifische Anpassungen sind keine Seltenheit. Wenn man die Beschreibung der Steuerung in allen Sprachvarianten einer Anleitung zuverlässig auf dem aktuellen Stand halten möchte, gelangt man mit einem reinen Satzprogramm schnell an Grenzen – manuelle Anpassungen sind zeitaufwändig und bergen Fehlerpotenzial. Und für die Technische Redaktion bei C. Gerhardt ist klar: „Im Zeitalter der Richtlinien ist die Kontrolle der Übersetzungen wichtig.“

Schließlich gab es den Wunsch, die Bedienungsanleitungen auch als Windows-Hilfe zu publizieren. Mit einem Redaktionssystem können verschiedene Ausgabeformate, z. B. Hilfeformate, ohne Mehraufwand – im wahrsten Sinne des Wortes per Knopfdruck – ausgegeben werden.

Bewusst externe Hilfe eingeplant

Wichtig war der Geschäftsleitung ein ganzheitlicher Ansatz bei der Systemeinführung: „Wir haben nicht nur nach einem Redaktionssystem gesucht, sondern auch nach einem kompetenten Partner, der uns bei der Auswahl des Systems berät und uns bei der Strukturierung der Dokumentation unterstützt.“ Beides fand C. Gerhardt bei kothes und COSIMA go!, dem speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnittenen Redaktionssystem.

Abb. 24: C. Gerhardt produziert manuelle, halbautomatische und vollautomatische Geräte und Systeme für die Analyse von Nahrungs- und Futtermitteln

Was vorher nur in Maßen und mit Copy & Paste möglich war, ist bei COSIMA go! grundlegendes Prinzip: modulares Arbeiten. Modularisierung ermöglicht es, gleiche Inhalte mehrfach zu verwenden, ohne sie jedes Mal neu erstellen zu müssen. Dokumentübergreifende Änderungen sind dadurch schnell und zuverlässig möglich. „Das ist ein großer Pluspunkt, jetzt sind die Inhalte viel besser organisierbar“, betont Michael Hochreuter. „Man arbeitet viel strukturierter, das Programm leitet einen gleichsam durch die Erstellung der Bedienungsanleitung.“ Eine deutliche Erleichterung sieht er auch im Erstellungsformat XML: „Man kann sich jetzt ganz auf den Inhalt konzentrieren. Früher hatte man immer das Seitenlayout vor Augen und ließ sich davon beeinflussen.“ Die Gewöhnung an das Arbeiten mit dem XML-Editor ging „schneller als gedacht“: Produktives Arbeiten war schon nach kurzer Einarbeitungszeit möglich.

Verwaltung von Übersetzung und Grafiken im Redaktionssystem

Das ausgereifte Übersetzungsmanagement von COSIMA go! kann bei C. Gerhardt den Aufwand für die Erstellung der fremdsprachlichen Versionen deutlich reduzieren. Denn auch bei den übersetzten Dokumenten zahlt sich die modulare Vorgehensweise aus: In die Übersetzung gegeben werden nur die Module, die noch nicht in der Zielsprache vorliegen. So wird der Umfang der zu übersetzenden Texte stetig verringert und eine doppelte Übersetzung identischer Inhalte vermieden.

Wichtig für die Entscheidung zugunsten COSIMA go! war nicht zuletzt die Schnittstelle zu Corel DESIGNER®. Durch die vollständige Integration der Illustrationssoftware ins Redaktionssystem kann man Bilddateien genauso wie Textmodule in COSIMA verwalten, versionieren und per Drag & Drop in Modulen verwenden. Da die Quelldaten der Grafiken nicht mehr separat verwaltet werden müssen, stehen sie jedem Nutzer z. B. für Versionsupdates sofort per Doppelklick zur Verfügung. „Mit Corel DESIGNER® erstellen wir schon seit Jahren unsere Illustrationen“, berichtet Michael Hochreuter. „Durch die Anbindung von Corel zu COSIMA go! geht nichts verloren. Auch sprachabhängige Grafiken wie z. B. Displaytexte unserer Steuerungen lassen sich jetzt besser organisieren.“

Professionelle Unterstützung

„Die Einführung von COSIMA go! durch kothes hat prima geklappt“, sagt der Technische Redakteur. In der Entscheidungsphase schätzte er vor allem die Möglichkeit, das System nach einer Schulung 30 Tage kostenfrei zu testen: „Das war eine gute Gelegenheit, das System intensiv kennenzulernen.“

Abb. 25: Die Steuerung der Geräte wird durch mehrsprachige Displaytexte unterstützt

Nach der Installation und einer Anwenderschulung bekam Michael Hochreuter beim ersten Projekt Unterstützung von einer kothes Redakteurin. Gemeinsam modularisierten sie innerhalb nur eines Tages eine schon bestehende Anleitung für ein Gerät mit drei Varianten. Eine weitere Anleitung hat er mit COSIMA go! mittlerweile alleine erstellt und freut sich über das positive Feedback von der Vertriebsleitung und den Projektmanagern. Als Nächstes stehen die ersten Übersetzungen an; auch hier vertraut C. Gerhardt bei der Einarbeitung auf die professionelle Unterstützung von kothes.

Michael Hochreuter ist rundum zufrieden: „kothes hat genau das geliefert, was wir brauchen: ein bezahlbares Redaktionssystem, effektive Workshops und redaktionelle Unterstützung!“