kothes Berater unterstützen Siempelkamp bei der Produktion Technischer Dokumentationen
Seit 125 Jahren entwickelt, konstruiert und baut Siempelkamp in Krefeld hydraulische Pressen, die in aller Welt nachgefragt werden. Ein Erfolg, den das Unternehmen mit innovativer Technik, einem kompletten Maschinenangebot aus einer Hand und starkem Service begründet hat. Im Segment der Pressenstraßen für die Holzwerkstoffindustrie ist Siempelkamp seit vielen Jahren Weltmarktführer – rund 60 Prozent aller Holzwerkstoffplatten weltweit werden auf Siempelkamp-Anlagen produziert.
Die Maschinen und Anlagen folgen jeweils bewährten Grundbauplänen, werden jedoch in enger Abstimmung mit den Kunden auf deren besondere Anforderungen hin angepasst – letztendlich ist jede einzelne ein Unikat. Dies galt ebenso für die zugehörigen Betriebsanleitungen. Bislang erstellten zwei Mitarbeiter jede einzelne Anleitung neu und individuell, wobei viel Zeit darin investiert werden musste, das komplette Dokument in den verschiedenen Sprachversionen auf Änderungen zu überprüfen und anzupassen. Viele Stunden waren für die Erstellung einer ca. 700 Seiten starken Technischen Dokumentation notwendig – ein Aufwand, den Werner Schischkowski, Prokurist und Leiter des Bereichs Automatisierungstechnik, erheblich zu reduzieren suchte: „Aufgrund der großen Zahl von Bedienungsanleitungen, die wir zu formulieren haben, war unser erklärtes Ziel, die Bedienungsanleitungen so weit wie möglich zu standardisieren und den Produktionsaufwand deutlich zu senken.“
Konformitätsprüfung
Einen Partner für diese Initiative fand Siempelkamp Ende 2004 in der Kothes! Technische Kommunikation GmbH & Co. KG. Das erst 2003 von Lars Kothes gegründete Unternehmen gehört mit seinen 50 Mitarbeitern inzwischen zu Deutschlands führenden Anbietern von Dienstleistungen und Beratungen zum Thema Technische Dokumentation und CE-Kennzeichnung. „Ich kannte Herrn Kothes bereits aus anderen Zusammenhängen und schätze seine Kompetenz“, begründet Werner Schischkowski seine erneute Kontaktaufnahme. kothes erhielt zunächst den Auftrag, die vorhandenen Bedienungsanleitungen auf EU-weite Normkonformität zu überprüfen.
Zusätzlich sollte kothes Vorschläge unterbreiten, wie die Erstellung der Dokumentationen beschleunigt und kostengünstiger gestaltet werden könnte. Die kothes Spezialisten empfahlen zunächst eine Trennung von Text und Grafiken, im zweiten Schritt eine Modularisierung der Bedienungsanleitungen auf Kapitel-Ebene. „Wir stellten fest, dass bis zu 90 Prozent der Inhalte in den Anleitungen für eine Maschinenserie bei jedem Typ identisch waren. Lediglich zehn Prozent waren von technischen Änderungen betroffen“, so Lars Kothes. „Es lag nahe, den Prozess im ersten Schritt daraufhin umzustellen, dass nur die wirklich von Änderungen betroffenen Kapitel bearbeitet werden.“
Minuten statt Stunden
Bei Siempelkamp griff man diese Ideen auf, separierte mit Unterstützung der kothes Experten zunächst Text- und Grafikelemente aus den Zeichnungen und legte die einzelnen Textelemente in Tabellen ab. Dadurch ließ sich auch die Datenübernahme aus den verschiedenen Visualisierungssystemen vereinfachen, die Siempelkamp seinen Kunden für die Anlagensteuerung anbietet, da nur noch ein Editor für alle Systeme erforderlich war. Ebenso wie die Auflösung des Textteils in einzelne Kapitel erleichterte diese Maßnahme die Anpassung der Bedienungsanleitung an jede neue Maschine einer Typenlinie – ganz besonders, wenn es um die Übersetzung geht. Siempelkamp setzt hier auf die Trados-Übersetzungssoftware: „Früher erforderte ein solcher Übersetzungsdurchlauf viele Stunden Arbeit“, erinnert sich Werner Schischkowski. „Nun können wir das Programm selektiv mit exakt den Passagen füttern, in denen Änderungen zu verzeichnen sind.“
Konzentration aufs Wesentliche
Der Erfolg kann sich sehen lassen. Die Bearbeitungszeit für eine neu zu erstellende Bedienungsanleitung konnte auf durchschnittlich 50 Stunden reduziert werden – das spart nicht zuletzt Kosten! Ein weiterer wesentlicher Vorteil für das Unternehmen: Die Standardisierung erlaubt es, die reinen Anpassungsarbeiten als Dienstleistung an die Firma kothes auszulagern. Das entlastet die Technischen Redakteure, die sich so auf die Erstellung von Inhalten der Dokumente konzentrieren können – was vor allem wichtig ist, wenn es sich um völlig neue Maschinen handelt. Die in Zusammenarbeit mit kothes neu aufbereiteten Bedienungsanleitungen werden nun erstmals auch elektronisch in der Leittechnik der Siempelkamp-Maschinen abgelegt.
Für Siempelkamp ist damit zwar ein wichtiges Ziel erreicht, aber das volle Rationalisierungspotenzial im Bereich der Technischen Dokumentation noch nicht ausgeschöpft. Als nächster Schritt ist geplant, eine Masterdokumentation zu erstellen, sprich: ein Universal-Template, das den jeweiligen Bedürfnissen angepasst werden kann.
Aufgrund der guten Erfahrungen wird dieses Projekt ebenso wie die anstehende Überprüfung der Bedienungsanleitungen auf Übereinstimmung mit der US-amerikanischen ANSI-Norm wieder mit kothes abgewickelt. „Hier setzt man sich sehr engagiert und kompetent dafür ein, unsere Ziele in die Tat umzusetzen“, bestätigt Werner Schischkowski. So habe kothes bereits weitergehende Vorschläge für die Modularisierung der Technischen Dokumentationen unter Einsatz eines entsprechenden Redaktionssystems gemacht. Dies könnte das Ziel von Siempelkamp, die Produktionsdauer einer Bedienungsanleitung auf knapp 20 Stunden zu senken, in greifbare Nähe rücken.