kothes unterstützt Vetter bei der Automatisierung der Technischen Dokumentation
Die Vetter Krantechnik GmbH ist ein führender Anbieter von modernen Krananlagen für Fertigungsbetriebe und andere industrielle Einsatzorte. Seit 125 Jahren ist das mittelständische Unternehmen aus Siegen besonders bekannt für seine Schwenkkrane, die in Säulen- oder Wandausführungen sowie in Spezialanfertigungen für unterschiedliche Branchen und als Bootskrane angeboten werden. Die in hohen Stückzahlen produzierten und weltweit eingebauten Krananlagen zeugen vom erstklassigen Ruf und der hohen Qualität der Krane, die Vetter mit innovativen Ansätzen permanent weiterentwickelt und mit modernster Produktionstechnologie herstellt.
Zu variantenreich für manuelle Dokumentation
Das breite Angebot an Ausführungen, Dimensionen und Konfigurationen ist der Grund für die große Zahl von über 300 Varianten einzelner Typen von Vetter-Schwenkkranen. Diese unterscheiden sich in ihrer Tragfähigkeit von 30 bis 20.000 Kilogramm, ihrer Ausladung von 2 bis 20 Metern und ihrem Schwenkbereich, durch ihre Konstruktion als Hallen- oder Freigeländekran sowie durch umfangreiches Zubehör für individuelle Erfordernisse. Soll eine nach Maschinenrichtlinie vollständige, benutzerfreundliche Betriebsanleitung nicht mehr und nicht weniger als genau den jeweiligen Kran beschreiben, stellt eine solche Variantenvielzahl die Technische Dokumentation vor große Herausforderungen. Diese werden noch komplexer durch die Notwendigkeit, kundenspezifische Informationen und je nach Einsatzland lokale Anforderungen in den Text zu integrieren.
Handelte es sich bei den ersten Betriebsanleitungen noch um generische Word-Dokumente, die mehrere Kranausführungen abdeckten, ging Vetter im Laufe der Zeit zu individuellen Anleitungen über, die für jede Variante manuell angepasst werden mussten. Als es mit diesem aufwändigen Prozess immer schwieriger wurde, kosteneffizient und in vertretbarer Frist die Qualitätskriterien einer modernen Technischen Dokumentation zu erfüllen und ein einheitliches Erscheinungsbild der Anleitungen zu erhalten, wandte sich der Kranhersteller an kothes.
Leistungsfähiges Redaktionssystem
Schnell war klar, dass der zunehmende Arbeitsaufwand in der Dokumentationsabteilung von Vetter ohne den Einsatz eines leistungsfähigen Redaktionssystems in Zukunft nicht mehr zu bewerkstelligen sein würde. Content-Management-Systeme bieten nicht nur handfeste Vorteile bei der Erstellung und Verwaltung von variantenreichen Dokumenten, auch im Übersetzungsbereich helfen sie, maßgebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Nach sorgfältiger Ermittlung der Anforderungen durch kothes entschied sich der Kunde zum Einsatz von COSIMA go!, der speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnittenen, von der DOCUFY GmbH hergestellten und in enger Zusammenarbeit mit kothes permanent weiterentwickelten Redaktionssoftware.
Richtlinien- und normenkonforme Masteranleitung
In einer ersten Projektphase wurde ein vormals technischer Mitarbeiter von Vetter in der Bedienung des Systems geschult. Gleichzeitig begannen erfahrene Redakteure von kothes, in Zusammenarbeit mit Vetter-Technikern aus allen bestehenden Dokumenten die sogenannte Masteranleitung für die Produktgruppe Schwenkkrane zu erstellen und im Redaktionssystem zu hinterlegen. Eine Masteranleitung ist eine richtlinien- und normenkonforme Anleitung, die sämtliche mögliche Variantenbeschreibungen als parallele Textelemente unter einer einheitlichen, optimierten Inhaltsstruktur enthält. Dieses „Auffüllen“ der Datenbank wurde auch gleich zur redaktionellen Optimierung der Texte genutzt; ebenso half kothes bei der Übersetzung des Materials in die benötigten Sprachversionen der Absatzmärkte.
Schnell generierbare, einfach zu wartende Dokumente
Mit Vorliegen der kompletten und geprüften Masteranleitung im Redaktionssystem war die erste Projektphase abgeschlossen. Nun verfügte die Dokumentationsabteilung über die Möglichkeit, aus diesem Grundgerüst jede Anleitungsvariante in der gewünschten Sprachversion durch einfaches Filtern der zutreffenden Textelemente aus einer Matching-Tabelle zu konfigurieren. Die aus dem Redaktionssystem generierten Dokumente sind einheitlich aufgemacht, übersichtlich strukturiert und entsprechen jederzeit den rechtlichen und informativen Anforderungen. Alle Textelemente, Illustrationen und Übersetzungen lassen sich bei Bedarf, z. B. beim Einsatz neuer Komponenten oder im Fall von gesetzlichen Veränderungen, unkompliziert auf den neuesten Stand bringen.
Vollautomatisierung dank Schnittstelle zum ERP
Um das Konfigurieren der Betriebsanleitungen noch weiter zu vereinfachen und tatsächlich auf Knopfdruck ablaufen zu lassen, musste eine Verbindung zwischen dem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) von Vetter und dem Redaktionssystem geschaffen werden. Ziel war es, mit dem Auslösen eines Auftrags im ERP sogleich auch die richtige Betriebsanleitung erzeugen und ausdrucken bzw. im Dokumenten-Management-System ablegen zu lassen. Also programmierte in einer zweiten, ebenfalls von kothes geleiteten Projektphase die DOCUFY GmbH eine spezielle Schnittstelle zwischen dem ERP und COSIMA go!. Diese stellt sicher, dass auf Basis der im ERP hinterlegten Daten über die Zuordnungen in der Mapping-Tabelle die passende Dokumentenversion aus dem Redaktionssystem gefiltert wird. Als wichtige Voraussetzung dafür musste Vetter den Datenbestand im ERP so weit vervollständigen und überprüfen, dass tatsächlich alle relevanten Produktkriterien für sämtliche Varianten vorliegen und bei Auftragserteilung an die Schnittstelle übergeben werden können. Manuelle Eingriffe in die erstellten Dokumente sind heute nur noch im Fall von Kransonderanfertigungen notwendig.
Optimierte Prozesse und eine gesteigerte Effizienz bei der Erstellung der Betriebsanleitungen sind das Resultat dieses erfolgreichen Projekts bei der Vetter Krantechnik GmbH. Damit ist es ein weiteres Beispiel für das Full-service-Angebot von kothes, das in diesem Fall von der Beratung und Projektleitung über die Software-Implementierung bis zu Dienstleistungen der Redaktion und der Übersetzung reichte.