kothes überzeugt mit Bedienungsanleitungen für Royal Appliance
Die Royal Appliance International GmbH entwickelt und vermarktet unter den Dachmarken Dirt Devil und Royal seit 1989 erfolgreich innovative Staubsauger, Dampfreiniger und Elektrogeräte in Deutschland und vielen Ländern auf dem europäischen Kontinent. Die Produktpalette umfasst ca. 100 Geräte.
Mit rund 70 Mitarbeitern am Standort Hilden, dem Firmenhauptsitz in Deutschland, hat Royal Appliance trotz der schwierigen wirtschaftlichen Lage im Jahr 2009 den Umsatz wieder deutlich steigern können. Bei den beutellosen Saugern ist Dirt Devil mit rund 50 % Marktanteil die Nr. 1 auf dem deutschen Markt.
Wichtiger Faktor für die Akzeptanz einer Marke beim Verbraucher ist eine leicht verständliche, ansprechende Bedienungsanleitung. Seit 2005 liegt die Erstellung und Übersetzung von jährlich etwa 100 Anleitungen in der Hand von kothes.
Dokumentations-Check begründet Zusammenarbeit
Die Zusammenarbeit zwischen Royal Appliance und kothes begann im Jahr 2005. „Wir suchten einen Partner, der bereits für andere namhafte Firmen Anleitungen erstellt hatte und auch Erfahrungen mit Kunden aus dem Discountbereich mitbrachte.
Der bisherige Dienstleister hatte für die nötigen Veränderungen der Anleitungen keine Kapazitäten“, erzählt Klaus Hahn, Projektmanager bei Royal Appliance.
kothes war als Spezialist für Technische Dokumentation im Hause Royal bereits durch einen Dokumentations-Check bekannt: dabei wurde die damalige Bedienungsanleitung für einen Wasserkocher anhand einer detaillierten Checkliste auf Rechtssicherheit geprüft. Die Kompetenz und Professionalität des Dienstleisters hatte Eindruck hinterlassen, und so wurde kothes mit der Überarbeitung der Bedienungsanleitungen beauftragt.
Eingespielte Abläufe
Die ersten Anleitungen erstellte Lars Kothes selbst und legte damit den Grundstein für mittlerweile mehr als 450 Anleitungen und Übersetzungen. Seit 2006 ist ein Mitarbeiter aus der Technischen Redaktion fester Ansprechpartner für Klaus Hahn und erstellt nicht nur die Bedienungsanleitungen, sondern koordiniert auch die Übersetzungen. Der Projektmanager ist nicht nur bei eiligen Aufträgen begeistert von der Zusammenarbeit: „Mein Ansprechpartner antwortet immer prompt. Perfekt!“
Als oftmals erster Nutzer der neuen Geräte gibt der Redakteur nicht selten wertvolle Hinweise z. B. zur Verbesserung der Bedienerfreundlichkeit oder zum Lieferumfang, die Klaus Hahn an die betreffenden Kollegen weitergibt: „Davon profitieren auch die entsprechenden Abteilungen, die diese Hinweise immer gerne entgegennehmen und oftmals auch umsetzen.“
Das Tagesgeschäft ist geprägt von kurzen Wegen und bewährten Abläufen: Per E-Mail, Telefon oder über eine regelmäßig aktualisierte Prioritätenliste gibt Klaus Hahn den Startschuss für ein neues Projekt. kothes erhält ein Muster des betreffenden Geräts, macht eine Produktanalyse und erstellt Fotos, die als Vorlage für die Strichzeichnungen der Anleitung dienen. Dann steht das eigentliche Texten an.
In manchen Fällen muss das Gerät innerhalb 24 Stunden weiter an ein Prüfinstitut geschickt werden, das z.–B. Leistungsdaten oder die chemische Verträglichkeit kontrolliert. Versäumte Bedienhandlungen oder fehlende Bildperspektiven darf man sich bei diesen Bedingungen nicht leisten – aber dank der jahrelangen Erfahrung bei kothes stellt dieser Zeitdruck kein Hindernis dar.
Im nächsten Schritt erhält Klaus Hahn die Anleitung zur Prüfung auf technische Richtigkeit. Ist die Anleitung freigegeben, werden die Übersetzungen gestartet. Standard sind 12 europäische Sprachen, in manche Länder wie die Schweiz und Finnland werden auch mehrsprachige Anleitungen in eigenen Sprachkombinationen geliefert. kothes liefert alle übersetzten Anleitungen druckfertig; so besteht auch bei ‚exotischen’ Sprachen z. B. mit anderem Zeichensatz (etwa Griechisch oder Russisch) nicht die Gefahr, dass sich in der offenen Datei versehentlich noch Fehler einschleichen. „Mit dem Komplettpaket sind wir sehr zufrieden“, betont Projektmanager Hahn, „die Anzahl der Beanstandungen ist äußerst gering.“
Ausgezeichnete Qualität und hohe Effizienz
Viele der Anleitungen bauen aufeinander auf, so können bereits vorhandene Strukturen und Texte genutzt werden. Das spart Zeit und gewährleistet eine gleichbleibend hohe Qualität. Auch bei den Übersetzungen greift kothes auf bereits geprüfte Inhalte zurück: ein stetig wachsendes Translation-Memory hat in der Vergangenheit schon deutliche Einsparungen ermöglicht, die sich noch weiter steigern werden.
So gelingt es kothes, in nur zwei Wochen eine 12-sprachige Anleitung neu zu erstellen und druckfertig zu liefern – Korrekturläufe inklusive. Ein besonders wichtiges Kriterium hinsichtlich der bei Verbraucherprodukten üblichen kurzen Projektlaufzeiten.
Dass hohes Tempo nicht im Widerspruch zu hoher Qualität steht, zeigen die sehr guten Testergebnisse, die die Anleitungen für Royal-Produkte regelmäßig erhalten: ob Stiftung Warentest oder TÜV Rheinland und LGA (letztere führen regelmäßig Prüfungen für große Einzelhandelsketten durch) – die Anleitungen überzeugen regelmäßig in inhaltlicher und formaler Hinsicht und nicht zuletzt natürlich auch bei den Sicherheitsaspekten.
Für die Zukunft gut gerüstet
Angesichts der langjährigen erfolgreichen Zusammenarbeit mit kothes sieht Klaus Hahn neuen Herausforderungen gelassen entgegen. So wie der Erschließung neuer Märkte: „Seit 2009 sind wir auch auf dem israelischen Markt aktiv. Dafür musste natürlich eine Anleitung auf Hebräisch erstellt werden.“ Das bedeutet, eine von rechts nach links laufende Schrift zu setzen. Gerade bei solchen Aufgaben schätzt Hahn die Flexibilität seines Dienstleisters, der auch diese Anforderung problemlos umgesetzt hat. Vor der Zukunft ist Klaus Hahn deshalb nicht bange: „Auf die Qualität der Arbeit von kothes können wir uns immer verlassen.“