Success Story M+ W: "Professionelle Unterstützung ermöglicht hochwertige Anleitungen"
kothes entlastet M+W Products GmbH bei der Technischen Dokumentation
Nutzerorientierte Betriebsanleitungen zu erstellen und dabei gleichzeitig den internen Aufwand zu reduzieren, stand ganz oben auf der Wunschliste der M+W Products GmbH in Stuttgart. Dank der Unterstützung durch kothes bedient sich das international tätige Unternehmen heute einer modularen Lösung, mit deren Hilfe die vielfältigen Inhaltsbausteine einfach verwaltet und abgerufen werden können. Am Ende steht eine normgerechte Dokumentation, die allen Anforderungen gerecht wird.
M+W hat sich seit der Firmengründung im Jahr 1912 aus dem Bereich der Lüftungs- und Klimatechnik auf hochwertige Produkte für die Reinraumtechnik spezialisiert. Heute ist man sowohl bei der Planung und Ausstattung von Gebäuden als auch bei der Entwicklung und Fertigung von Produkten zur Lösung kritischer Kontaminationsprobleme in der Produktion – für modernste Reinraumanlagen und anwendungsspezifische Präzisionsklimasysteme – auf Weltniveau. Kevin Michelson, zuständig für die Koordination der Technischen Dokumentation im Marketing bei M+W, erläutert: „Mit unseren technisch ausgereiften Lösungen können wir den Anforderungen an reine Bereiche in den verschiedensten Anwendungen gerecht werden. Sie reichen von der Halbleiter- und Flat-Panel- bis zur Lebensmittelindustrie, von der Pharmazie bis zur Medizintechnik. Dazu kommen alle Anwendungen, die eine konditionierte bzw. kontrollierte und ultrareine Umgebung für kritische Technologien benötigen.“ Die Produktpalette umfasst u. a. Filter-Fan-Unit- und Steuerungssysteme, Reinraum-Deckensysteme, Personen- und Materialschleusen, Präzisionsklimageräte sowie chemische Filter.
Vollständig und richtlinienkonform
„In die Erstellung unserer Betriebs- und Bedienungsanleitungen haben wir früher viel Arbeit investiert, um die relevanten Inhalte zu bestimmen und diese entsprechend zu formulieren. Alle Abteilungen haben ihr Wissen beigesteuert“, blickt Kevin Michelson auf die Ausgangslage zurück. „Auf Dauer wollten wir allerdings Problemen vorbeugen, da die Flut von Informationen, die sich im Laufe der Zeit angesammelt hatte, nicht mehr geordnet handhabbar war. Darüber hinaus waren wir nicht sicher, ob wir alle Regelwerke, wie beispielsweise die aktuelle Maschinenrichtlinie und alle zurzeit gültigen Normen, ausreichend in unseren Unterlagen berücksichtigt hatten. Unsere Ingenieure kennen zwar ihr Produkt, sind aber bei den Regelwerken nicht immer auf dem aktuellen Stand. Hier wollten wir grundsätzlich Abhilfe schaffen.“
Der Start der Zusammenarbeit mit kothes datiert auf das Jahr 2006 zurück. „Über eine Veröffentlichung in einer Fachzeitschrift sind wir auf das Unternehmen aufmerksam geworden“, blickt Kevin Michelson zurück. „Und das Angebot hat uns überzeugt. Heute geben wir Anleitungen heraus, in denen jeder Arbeitsschritt beschrieben, jede Gefahr dokumentiert und jede Fehlbedienung von Anfang an ausgeschlossen wird, so dass wir mit keinerlei rechtlichen Konsequenzen zu rechnen haben. Und da das Dienstleistungsunternehmen auch noch die Haftung übernimmt, sind wir auf jeden Fall auf der sicheren Seite.“
Geheimhaltung garantiert
Eine wichtige Frage konnte gleich zu Anfang der Zusammenarbeit geklärt werden. Die Rechts- und Einkaufsabteilungen bei M+W Products legten großen Wert auf Geheimhaltung. Dazu wurde eine entsprechende Vereinbarung geschlossen. Obwohl sich die Hardware bei kothes befindet, wird die Absicherung sämtlicher Daten schriftlich garantiert, so dass der Spezialist für Reinraumtechnik jederzeit uneingeschränkt auf sein Firmen-Know-how zurückgreifen kann.
„Begonnen haben wir mit einem Dokumentations-Check. Auf dieses Angebot sind wir gerne eingegangen“, so Kevin Michelson. „kothes prüfte zu einem überschaubaren Preis eine vorhandene Betriebsanleitung auf Herz und Nieren; das Ergebnis zeigte uns die Defizite auf. Zwar konnten keine gravierenden technischen Mängel festgestellt werden, aber es fehlte die inhaltliche Struktur, sodass die Anleitung letztendlich nicht anwenderfreundlich war. Und damit können wir auf Dauer nicht erfolgreich am Weltmarkt tätig sein!“
Die Dokumentation einer Filter Fan Unit für den Einbau in Deckenraster von Reinraumsystemen markiert den Beginn der Zusammenarbeit. Die Filter Fan Unit gibt es in vielen Varianten. „Es handelt sich um unser Kernprodukt in der Reinraumtechnik, das wir weltweit vertreiben“, erzählt Kevin Michelson. Nach der Master-Dokumentation, bestehend aus Risikobeurteilung und Betriebsanleitung, sind mittlerweile zahlreiche weitere Dokumentationsprojekte und Übersetzungen von kothes abgewickelt worden. Um den grafischen Teil kümmert sich die Grafikabteilung bei M+W. „Die Struktur und Qualität unserer Betriebs- und Bedienungsanleitungen haben sich nachhaltig verbessert“, ist sich Kevin Michelson sicher.
Zur Reduzierung des internen Aufwands und zur Steigerung der Effizienz hat sich das Unternehmen für ein modular aufgebautes Redaktionssystem entschieden. Um effektiv Inhaltsmodule zu verwalten und den aus ihrer Mehrfachnutzung resultierenden Synergieeffekt auszuschöpfen, ist ein Redaktionssystem unerlässlich. Alle Publikationsinhalte, einschließlich der Varianten und Sprachversionen, liegen in einer zentralen Datenbank. Bearbeitungsaufwand und Übersetzungskosten werden deutlich reduziert und die notwendige Übersicht wird auch bei einer großen Anzahl von Modulen gewährleistet. Alle Mitarbeiter der Technischen Dokumentation greifen bei der Erstellung der Anleitungen auf eine einheitliche Plattform zu.
Das Redaktionssystem ist zu Beginn von kothes mit geprüften Modulen gefüllt worden. Sowohl das Dienstleistungsunternehmen als auch die zuständigen Mitarbeiter des Spezialisten für Reinraumtechnik haben darauf Zugriff. „Diese Vorgehensweise hat sich von Anfang an bewährt. Heute wissen wir, dass wir mit unseren Technischen Dokumentationen in puncto Rechtssicherheit und Haftung auf der sicheren Seite sind“, bestätigt Kevin Michelson.
Kosten im Griff
Durch die effiziente Vorgehensweise und die modulare Vorgehensweise sind die Kosten bei M+W Products GmbH für Technische Dokumentationen gesenkt worden. Die vorhandenen Textbausteine stehen schnell zur Verfügung und entsprechen von vornherein allen gültigen Normen und Richtlinien. Neben der garantierten Rechtssicherheit schätzt Kevin Michelson die Zeitersparnis: „Unseren Mitarbeitern ist eine unliebsame Last abgenommen worden. Es fallen heute lediglich die Recherchetermine an, die in wenigen Stunden erledigt sind“.