Gunnebo Cash Automation spart viel Zeit mit Anleitungen von kothes
Sicherheitslösungen für Banken, den Einzelhandel und andere Einrichtungen mit hohem Sicherheitsbedarf sind das Spezialgebiet der Gunnebo Gruppe. Sie bietet Lösungen für Objektschutz, Zutrittskontrolle, Cash Handling und die sichere Aufbewahrung. Dabei begleitet Gunnebo jedes Projekt von der Beratung über die Planung, Fertigung und Installation bis hin zur Wartung.
Die Gunnebo Gruppe ist ein schwedischer Sicherheitskonzern mit Tochtergesellschaften in über 30 Ländern. Einer der Standorte in Deutschland ist die Gunnebo Cash Automation GmbH in Trier; hier werden u. a. Geräte für den Bereich „Cash Handling“ (etwa Münzrollenspender, Banknotenein- und -auszahlautomaten) entwickelt und produziert. Auch der Vertrieb an OEM-Kunden und der Support der internen und externen Vertriebspartner für diese Produkte erfolgt von Trier aus.
Knappe zeitliche Ressourcen
Die Technische Dokumentation dieser Produkte wurde bis Mitte 2009 ohne externe Unterstützung erstellt, erinnert sich Dieter Gilz, Leiter der Entwicklungsabteilung. Bevor er die Abteilungsleitung übernahm, war er neben der Entwicklungsarbeit allein für die Dokumentation verantwortlich. „Bis zu einem bestimmten Punkt ging das auch gut“, so Dieter Gilz. „Aber nachdem ich die Leitung der Entwicklungsabteilung übernommen hatte, war schnell klar, dass die vorher bereits knappen zeitlichen Ressourcen nicht mehr ausreichen würden, um die benötigten Anleitungen pünktlich fertigzustellen.“
Die jährliche Messe der tekom, dem deutschen Fachverband für Technische Kommunikation, markierte den Beginn der Zusammenarbeit von Gunnebo Cash Automation und kothes. Dieter Gilz informierte sich am Messestand von kothes über das Dienstleistungsangebot und vereinbarte später einen Dokumentations-Check. Hierbei wird eine Betriebsanleitung durch kothes anhand aller relevanten Normen analysiert. Bei der Präsentation der Ergebnisse konnte sich der Leiter Entwicklung von der Kompetenz von kothes überzeugen.
Das war die Grundlage dafür, ein Angebot für die Neuerstellung einer Anleitung einzuholen. „Dieses Angebot hat einen Top-Eindruck hinterlassen. Ich war positiv überrascht“, berichtet Dieter Gilz. Aufmachung und Inhalt ließen keine Fragen offen. „Das ist am Markt nicht selbstverständlich.“ Damit war der Startschuss gefallen: für neu entwickelte Geräte schreibt kothes seitdem eine Installations- und eine Bedienungsanleitung (für die Zielgruppen „Monteure“ und „Benutzer“). Praktisch: Für Kunden im Ausland erstellt kothes auch die Übersetzungen.
Harmonische Zusammenarbeit
Mit dem Projektverlauf und den Arbeitsergebnissen ist Dieter Gilz ebenfalls zufrieden: „Absprachen werden eingehalten und die Projekte termingerecht erledigt.“ Die Zusammenarbeit mit dem Technischen Redakteur bei kothes ist „nicht besser vorstellbar“, so der Leiter Entwicklung. Positiv bewertet er auch den Umgang mit der bisher einzigen negativen Erfahrung: Als sich ein vermeintlich ausgemerzter Fehler noch einmal einschlich, wurde dies professionell geklärt.
Einige bestehende Dokumentationen passt Dieter Gilz selbst an die von kothes empfohlene Struktur an und ergänzt die fehlenden Inhalte. „Die Anleitungen von kothes sind eine super Vorlage. Gerade hinsichtlich der Sicherheitshinweise und Forderungen aus Normen und Richtlinien kann ich damit die bei uns erstellten Anleitungen selbst überarbeiten.“ Der Entwicklungsleiter ist sich allerdings bewusst, dass das Ergebnis nicht die gleiche Qualität hat wie die von kothes erstellten Anleitungen.
Deutliche Zeitersparnis
Bei Neuentwicklungen verlässt sich Dieter Gilz daher ganz auf die Kompetenz von kothes. Sobald die Gunnebo Cash Automation GmbH einen Auftrag für die Fertigung eines neuen Geräts erhält, startet auch die Erstellung der Technischen Dokumentation.
Durch nur einen Recherchetag vor Ort und eine Bündelung der offenen Fragen von Seiten des Redakteurs wird die Zeit des Leiters Entwicklung nur noch sehr gering in Anspruch genommen: „Im Vergleich zu vorher, als ich die Anleitungen selbst geschrieben habe, schätze ich die Zeitersparnis auf rund 70 Prozent“, sagt Dieter Gilz, „nach der Recherche fallen lediglich wenige Stunden für das Korrigieren an.“ Korrekturen bespricht er telefonisch mit dem Redakteur bei kothes, oft reicht dafür eine halbe Stunde. „Auch wenn die Terminologiearbeit und das Erstellen von Screenshots im Vergleich dazu mehr Zeit in Anspruch nimmt, spare ich viel Zeit gegenüber früher, als ich die Dokumentation noch komplett selbst erstellt habe“, freut sich der Leiter Entwicklung. Hinzu kommt die höhere Qualität der Anleitungen. Durch die medienneutrale Erstellung der Inhalte im Redaktionssystem sind außerdem noch weitere Publikationsformen denkbar, z. B. als Online-Hilfe im Touchscreen eines Geräts.
Eine Fortsetzung der Zusammenarbeit kann sich Dieter Gilz daher auch gut vorstellen. „Die Anleitungen für Neuentwicklungen und das Änderungsmanagement für die bisher erstellten Dokumentationen werde ich gerne wieder mit kothes realisieren. Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt!“